Provisionsabrechnung
für Ihre Vertriebsorganisation

Sie suchen die richtige Provisionsabrechnung für Ihr Unternehmen?
Dann sind Sie bei uns genau richtig!

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Inhaltsverzeichnis

1. Die Entscheidung für eine Software zur Abrechnung von Provisionen ist langfristig und sollte gut überlegt sein.
   • Sie setzen noch keine Software für die Abrechung von Provisionen ein.
   • Sie setzen bereits eine Software für die Abrechung von Provisionen ein, sind aber unzufrieden.
2. Was ist eine Provisionsabrechnung?
3. Welche Branchen setzen die Abrechnungssoftware von FKS ein?
4. Was leistet die Abrechnungssoftware von FKS?
5. Automatisierung und Datenimport
6. Provisionsabrechnung mit oder ohne Einheiten
7. Volle Kontrolle über Stornos und Haftungsrisiken
8. Nachbearbeitungen
9. Wettbewerbe
10. Mehrwertsteuer
11. Was muss eine Provisionsabrechnung enthalten?
12. Kontaktformular

Die Entscheidung für eine Software zur Abrechnung von Provisionen ist langfristig und sollte gut überlegt sein.

Wenn sie sich über die Abrechung von Provisionen informieren, dann vermutlich aus einem der beiden folgenden Gründe:

1. Sie setzen noch keine Software für die Abrechung von Provisionen ein

Falls sie neu starten oder bisher noch keine Software für die Abrechnung von Provisionen einsetzen, dann sollten sie die angebotenen Lösungen genau analysieren. Eine schnelle Entscheidung kann dazu führen, dass sie nach einigen Jahren in einer „Sackgasse“ landen und notwendige Automatisierungen oder Erweiterungen technisch nicht möglich sind.

Geben Sie uns die Chance Ihnen die Vorteile unserer Software zu erklären. Im Startzeitraum räumen wir immer ein Sonderkündigungsrecht ein, sollten sie mit der Software nicht zufrieden sein.

2. Sie setzen bereits eine Software für die Abrechung von Provisionen ein, sind aber unzufrieden

Wir verfügen über umfangreiche Migrationserfahrungen und konnten bereits viele Programme zur Provisionsabrechnung bei Kunden erfolgreich ablösen.
Daher kennen wir die Schwächen vieler Programme und vermutlich auch die Gründe für Ihre Unzufriedenheit.
Wir sind immer wieder überrascht, wie kompliziert und aufwendig Abrechnungsprozesse abgebildet werden. Zudem führen logische Schwächen häufig dazu, dass Automatisierungen nur bedingt umsetzbar sind. Standardformeln und wichtige Unterschiede zwischen Sparten sind oft nur rudimentär enthalten und führen zu manuellen Prozessen.
Insbesondere bei Banken und Versicherungen gibt es vereinzelt noch Programme, die auf alter Technologie basieren und deren Bedienung extrem kompliziert ist.
Fragen sie einfach nach, ob wir bereits Erfahrungen mit der von Ihnen eingesetzten Software gesammelt haben.

Was ist eine Provisionsabrechnung?

Mit der Provisionsabrechnung werden Provisionen an den Vertrieb ausgezahlt. Die Auszahlung und Berechnung der Provisionen ist ein geschäftskritischer Bereich. Mitarbeiter im Vertrieb müssen übersichtliche, pünktliche und korrekte Abrechnungen erhalten. Die vereinbarten Provisionssätze sollten in der Abrechnung abgebildet werden. Zusätzlich müssen die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen (MwSt., …) erfüllt werden.

Welche Branchen setzen die Abrechnungssoftware von FKS ein?

Die Provisionsabrechnung von Financekey wird insbesondere in folgenden Branchen eingesetzt:

• Finanzvertriebe
  • von Kleinvertrieben mit 5 Mitarbeitern bis zu Großvertrieben mit > 1000 Mitarbeitern.
• Banken
• Pools
• Versicherungen
• Finanzdienstleister
• Maklerorganisationen
• Produktvertriebe (KMUs)
• Energievertriebe
• Telekommunikationsvertriebe
• etc.

Was leistet die Abrechnungssoftware von FKS?

Mit dem Modul Provisionsabrechnung können Sie Ihre Abrechungsprozesse professionell abwickeln und automatisieren. Die Software ermöglicht die  individuelle Berechnung und Abrechnung aller Provisionen in unterschiedlichsten Sparten und Branchen. Steuerliche, gesetzliche und haftungsrelevante Zusammenhänge sind im Programm hinterlegt. Diese können Sie individuell anpassen und durch eigene Formeln ergänzen.

Übersicht wichtiger Sparten und Branchen die abgerechnet werden können:

• Versicherungssparten (alle GDV Sparten)
• Lebensversicherung
• Krankenversicherung
• Sachversicherungen
• Gewerbeversicherungen, …
• Bankprodukte
• Bausparen
• Immobilien
• Baufinanzierung
• Investment
• Beteiligungen
• Produktverkauf (Inkasso), …

Folgende Provisionsarten können berechnet und abgerechnet werden:

• Abschlussprovisionen
• ratierliche Abschlussprovisionen
• Bestandspflegeprovisionen
• Courtagen
• Honorare
• Inkassoprovisionen
• Dynamikprovisionen
• Erneuerungsprovisionen
• Erhöhungsprovisionen
• Stornobuchungen

Die Grundlage der Provisionsberechnung bilden die bereitgestellten Standardformeln. Diese sind durch eigene Formeln unbegrenzt erweiterbar. Sie haben die Wahl zwischen einem individuell konfigurierbaren Einheitensystem oder klassischen Vergütungssystemen (Prozent, Promille, MB, …). Zudem stehen Ihnen umfangreiche Abrechungsfunktionalitäten zur Verfügung: u. a. flexible Karrierepläne, wiederkehrende Buchungen, umfangreiche Auswertungen, SEPA-Schnittstellen, GDV-Abgleich, Mandantenfähigkeit, Provision Splits, Bringer-Vergütungen, Tippgeber-Vergütungen, 100 Provisionsstufen, diverse Währungen, flexible Anpassungsmöglichkeit der Sprache und vieles mehr.

Durch den modularen Aufbau kann die Abrechnungssoftware individuell an Ihre Prozesse angepasst werden. Innovative Vergütungsmodelle können in unterschiedlichsten Sparten und Branchen dargestellt werden. Behalten Sie sich Ihre Geldflüsse und Vertriebsprozesse im Überblick. Alle Controlling Auswertungen stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Automatisierung und Datenimport

Aufgrund des steigenden Kostendrucks wird die Automatisierung der Abrechungsprozesse immer wichtiger. Aus diesem Grund wird bei uns der Fokus auf Automatisierung und Datenimporte gelegt. Alle wichtigen Provisionsdatenträger können sie im System einlesen. Zusätzlich können sie Bestands- und Vorgangsdaten importieren und andere Systeme per Schnittstelle anbinden. Unterstützt werden alle moderne Schnittstellentechnologien und alle wichtigen Branchenformate:

• GDV
• BIPRO
• SOAP, REST, JSON
• CSV, DTA
• SEPA
• Buchhaltung: SAP, DATEV, Diamant, …
• Dokumentenmanagementsysteme
• Infoscore
• Tarifrechner, Letter Shops, …

Sollte einmal ein Provisionsdatenträger nicht vorhanden sein, dann wird dieser von uns kurzfristig ohne Zusatzkosten implementiert.
Die Automatisierung soll nach Möglichkeit immer allen Kunden zugutekommen.

Provisionsabrechnung mit oder ohne Einheiten

Provisionsabrechnung mit Einheiten

Mit dem Modul Provisionsabrechnung können Sie problemlos mit Einheiten (oder Punkten) abrechnen und auswerten. Dabei können Sie Ihr Einheitensystem frei definieren. Die Abrechnung mit Einheiten macht  verschiedene Sparten und verschiedene Provisionsformen zwischen den Vermittlern vergleichbar.
Es stehen Ihnen diverse Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben abgerechneten Einheiten auf der Provisionsabrechnung, stehen Ihnen auch Brutto- und Netto-Antragseinheiten, sowie Brutto- und Netto-Vertragseinheiten zur Verfügung. Dadurch erhalten Sie und Ihre Vermittler einen idealen Überblick über den Stand der Verarbeitung und über zu erwartende Geldflüsse.

Es kann natürlich auch jede andere Art der Provisionsabrechnung konfiguriert werden (Promille, Prozent, Stück, MB, …). Zusätzlich gibt es für klassische Vergütungsmodelle die Möglichkeit ein Bewertungssystem zu konfigurieren, durch das die Controlling Vorteile des Einheitensystems genutzt werden können, ohne dass Einheiten zum Vertrieb kommuniziert werden.

Volle Kontrolle über Stornos und Haftungsrisiken

Behalten Sie volle Kontrolle über Stornierungen und Ihr Haftungsrisiko! Sie können die Einstellungen zur Stornoreserve individuell pro Vermittler und pro Sparte konfigurieren. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit für einzelne Produkte Ausnahmen zu definieren, sofern dies gewünscht ist.
Die Ansammlung der Stornoreserve wird jedem Vermittler auf der Provisionsabrechnung transparent dargestellt. Es erfolgt eine

Stornoquoten, Erlösminderungsquoten, …

Aufstellung für jede einzelne Buchung und für die Vermittler wird ein Stornoreservekonto geführt. Selbstverständlich können Sie Sonderbuchungen vornehmen und beispielsweise einen Teil der Stornoreserve auszahlen. Die Rückzahlung der Stornoreserve erfolgt in der Regel vertragsbezogen, abhängig von der jeweiligen Haftungszeit. Für jeden Vermittler und jede Vertriebseinheit kann die Resthaftung auf Knopfdruck berechnet werden.
Die Stornoauswertungen bieten Ihnen einen schnellen und detaillierten Überblick über die Stornoquoten und Erlösminderungsquoten einzelner Vermittler oder ganzer Strukturen.

Nachbearbeitungen

Der integrierte Nachbearbeitungsprozess unterstützt die Antragsverarbeitung und Vertragsverwaltung. Angefangen von fehlenden Daten oder Unterlagen bis hin zu Zahlungsrückständen, können Sie alle Vorfälle verarbeiten und auswerten. Das Ampelsystem zeigt Ihnen den Stand der Bearbeitung zu jedem einzelnen Vorfall.

Nachbearbeitungen Übersicht

Durch den Einsatz des Nachbearbeitungsmoduls vermeiden Sie, dass einzelne Fälle verloren gehen und gestalten den Nachbearbeitungsprozess äußerst effizient. Außerdem wird jeder Vorfall dokumentiert, so dass z.B. im Buchauszug der Nachweis über die Mitteilung zum Beitragsrückstand erbracht werden kann.
Über das Controlling können Sie schnell und einfach auswerten, welchen allgemeinen Bearbeitungsstand einzelne Vermittler oder Strukturen haben.

Wettbewerbe

Wettbewerbe können Sie selbständig anlegen und konfigurieren. Sie dienen der Motivation und können dem Vermittler auf der Startseite angezeigt werden. Der aktuelle Stand der Wettbewerbe kann zusätzlich in der Provisionsabrechnung ausgewiesen werden.

Mehrwertsteuer

Provisionen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen mit oder ohne MwSt. ausgezahlt. Die gesetzlichen Regelungen zu den einzelnen Sparten sind im System hinterlegt. Zusätzlich kann für bestimmte Vermittler die Kleinunternehmerregelung aktiviert werden, so dass die MwSt. vom Unternehmen abgeführt wird. Genauere Informationen zum Thema MwSt. und Provisionen finden Sie in unserem Lexikon zum Thema Provisionen.

Was muss eine Provisionsabrechnung enthalten?

Die Handelsvertreter haben nach § 87c Abs. 1 HGB Anspruch auf eine Provisionsabrechnung. Die Abrechnung sollte alle Informationen enthalten, die für Grund und Höhe der Provision von Bedeutung sind.

• Vertragsnummer oder Rechnungsnummer
• Antragsdatum oder Auftragsdatum
• Tarif oder Produkt
• Provisionsart
• Kunde
• Bewertungssumme, Produktwert oder eine andere Grundlage der Provisionsberechnung
• Mehrwertsteuer
• Provisionssatz
• Auszahlungsbetrag
• Laufende Nummer
• Daten des Provisionsempfängers
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers der Gutschrift, insofern MwSt. gutgeschrieben wird
• Rechtliche Hinweise: z.B. Widerspruchsfrist, …